Identificación de la metodología para el desarrollo de gestión de proyectos en el mejoramiento de la gestión documental de las instituciones educativas públicas
El presente documento, tiene como propósito mostrar los métodos adecuados para el desarrollo de gestión de proyectos en el mejoramiento de la gestión documental de las instituciones educativas públicas de Colombia. La problemática, principalmente, es causada, por la falta de celeridad en la normatividad para la gestión documental y la baja exigencia de aplicación, además apoyado por un alto nivel de descentralización. Según un análisis comparativo del Sistema Nacional de Archivos, entre los países latinoamericanos Colombia evidencia un avance en normatividad que supera el 60%, logrando la mejor posición en la aplicación del SNA; en el ámbito normativo está en 0,78% por encima de Perú, un 7,4% arriba de Bolivia y superando a Ecuador con una diferencia de 20.8%, esto según lo plantea Cuervo (2019). No obstante, a pesar de que el país lidera el proceso de normatividad a nivel latinoamericano, aún está lejos de la línea meta, todo lo anterior contrasta con un sector que trabaja con programas metodológicos desactualizados y un atraso tecnológico. El investigador Cuervo, también indica, que Colombia frente a los países andinos muestra un mejor avance a nivel tecnológico, sin que ello indique que no se encuentre en un rezago sobre el modelo de madurez desarrollado; en el ámbito tecnológico está en 8% por encima de Perú, un 8.5 % arriba de Ecuador y superando a Bolivia con una diferencia de 25.2%. (Cuervo, 2019, p. 85) Este rezago se origina en la escasa importancia que se le da el tema, por lo tanto, no hay prioridad en la lista para asignación de recursos económicos y humanos enfocados en la necesidad de la gestión documental integral, situación que se agrava con el bajo nivel de inversión que da paso a una escasez de innovación.
Adicionalmente, esto repercute en un bajo impacto de la política archivística en el sector educativo, pues “tan solo el 34% de estas entidades realizan planeación para la gestión documental” (OSNA, 2015). Con el fin de contribuir en el mejoramiento de los procesos de gestión documental, el anteproyecto contempla como referente el PMBOK6 el cual es “un documento guía que reúne los conocimientos, conceptos, técnicas y destrezas dentro de la profesión de Project Management” (Assaff, s.f), a continuación se presentan algunas de las herramientas sugeridas para las áreas de gestión de : cronograma (diagrama de Gantt), gestión de calidad (diagrama de flujo) gestión de integración (diagrama de flujo), gestión de riesgos (matriz FODA), en este último caso se aclara que ésta matriz aunque se encuentra dentro del área de conocimiento de gestión de riesgos del PMBOK, para el presente ejercicio se toma como una técnica de análisis de datos que se desarrolla a partir de entrevistas con cuya información se pretende examinar el área de gestión documental de la empresa en cuestión desde cada una de las perspectivas de fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas (FODA) y así poder tomarla como base para la definición de estrategias que permitan el logro de los objetivos del proceso de investigación.
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